+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

Бухгалтерские и юридические услуги для среднего и малого бизнеса. Бухгалтерский аутсорсинг. Бухгалтерское сопровождение. Услуги главного бухгалтера.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок по оформлению первичных документов в 1С ут 11.2

Как распределить функции внутри кадровой службы?

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда и других выплат сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера ГПХ.

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц НДФЛ в соответствии с главой 23 Налогового кодекса. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы так же унифицированных форм на выплату заработной платы. Учитывая тот факт, что в соответствии с п. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет либо — постоянно, то есть не менее 10 лет 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п. В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а.

Срок хранения 75 лет. Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности.

И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года. Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 5 лет. Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Заполняется на основании служебного задания форма Та.

Срок хранения 5 лет при долгосрочных зарубежных командировках — 10 лет. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку форма Т-9 и заверяется принимающей стороной. Срок хранения 5 лет при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т является универсальной и используется в большинстве организаций. Срок хранения 5 лет при вредных условиях труда — 75 лет. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды гл.

Защита персональных данных работника гл. Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка ст. Срок хранения — постоянно не менее 10 лет.

Срок действия — до принятия новых Правил.. Положение о персональных данных. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности. Срок хранения — постоянно. Журнал регистрации инструктажных мероприятий; Срок хранения 10 лет.

В соответствии с положениями ст. В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе — по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату ст.

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:. Документы карты аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию. Срок хранения 45 лет. При тяжелых, вредных, опасных условиях труда — 75 лет.

Должностные Инструкции сотрудников. Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников — 5 лет. Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников — 75 лет. Договор о полной материальной ответственности ст. Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Срок хранения 5 лет после увольнения материально ответственного лица. Журнал регистрации проверок контролирующих служб. Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника.

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности. Так, в соответствии со ст.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст. Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Мой профиль Избранное Клерк. Бизнес Личный блог. НДС в году: изменения, правила исчисления и уплаты. Пользовательское соглашение Правила использования материалов.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Главный документ, подтверждающий периоды работы до года - трудовая книжка. Если в ней есть пробелы, ПФР принимает: 1. Письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством на момент их заключения. Трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или госорганами. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск, . и бухгалтерии начинается с первичных учетных документов.

Формы первичных учетных документов

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам. Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба. При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда и других выплат сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера ГПХ. На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц НДФЛ в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Первичные документы для отдела кадров

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров.

Консультации Налогообложение и бухучет Нормативно-правовые акты Формы документов. График документооборота отдела кадров.

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда Рострудинспекции , так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы Федеральный закон от 8 августа г.

3.3. Документы по специальному учету

Зарплата — один из самых интересных, сответственных участков бухгалтерского учета. Несмотря на некоторую обособленность и специфичность, он тесно связан не только с участками бухгалтерского учета, но и с деятельностью структурных подразделений организации. Наиболее отчетливо эта связь прослеживается между бухгалтерией и кадровой службой. Например, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику унифицированная форма Т и записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении унифицированная форма No Т В этих документах лицевая сторона заполняется и подписывается работником кадровой службы, а оборотная — бухгалтером. Чтобы обеспечить учет кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, работники бухгалтерий и кадровых служб обрабатывают довольно большое количество документов. Общее число часто превышают 20 наименований.

Помощь с подготовкой первичных кадровых документов специалистом компании Плохо организованная работа кадровой службы может негативно отразиться на работе не только бухгалтерского отдела, но и всей компании.

Форма графика документооборота

По состоянию на: И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией.

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников.

В последнее время предприниматели опасаются неожиданных визитов контролирующих органов — налоговой службы, инспектора по труду и все чаще встает вопрос — должен ли он хранить первичные и кадровые документы на сотрудников в месте осуществления деятельности. И что делать, когда таких мест несколько?

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист. Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации. Первичные документы по учету кадров и заработной платы — главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко. С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первичная документация в бухгалтерском учете
Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Варвара

    Соседи задолбали, ну что там можно годами сверлить и долбить, особенно по выходным

  2. hyhanddjib

    Акциями подпилили сук на котором сидели все вот и приехали на 8487 и 8488

  3. Макар

    В совершении административного правонарушения;

  4. monsbitra67

    А что за часы у господина Корнеева на руке?

  5. sernaralink

    Собственно, верно в отношении менталитета. Он в нашей стране пока обезьяний. Украсть, урвать, пройтись по головам.

  6. genttendivoll

    Как у человека плотно занимающегося оказанием помощи в получении земельных участков к вам такой вопрос а вы точно юрист?

  7. lesolma

    Учиться без военника можно, во всём основном согласен!

  8. Василиса

    Не трогайте ментов ,шлюх, артистов и попов эти будут служить любой власти.

  9. Анна

    Резина Michelin зимняя и в подарок летняя (новая). Велик на БЛЯХАХ ! Подкрашена только правая часть вилки спереди.Отдам за 200 грн. и помогу с растаможкой за 10 000 грн. расходы брокера и штраф за просрочку твой! 050 476 33-20